Behandling af personoplysninger ifm. ventelisten

BEHANDLING AF PERSONOPLYSNINGER I FORBINDELSE MED ADMINISTRATION AF VENTELISTE


1. INDLEDNING

1.1
Som opnoteret på vores venteliste behandler Lejerbo (herefter "adm. organisationen") en række oplysninger om dig elektronisk. Som dataansvarlig er vi forpligtet til at orientere dig om, hvilke oplysninger om dig vi indhenter, registrerer eller i øvrigt behandler, og hvad formålet med behandlingen er mv. Dette kan du læse om i det følgende.


2. FORMÅL MED BEHANDLINGEN

2.1
Når du opnoterer dig på vores venteliste, bliver du bedt om at opgive en række personoplysninger. Oplysningerne er nødvendige for, at vi kan registrere dig som boligsøgende, kontakte dig med boligtilbud og informere dig om nyheder relateret til din boligsøgning.

2.2
Vi skal endvidere bruge oplysningerne, når vi skal kontakte dig om betaling af gebyr, således at du kan bevare din plads på ventelisten.

2.3
De oplysninger, du giver os, bliver kun brugt i forbindelse med vores administration af ventelisten samt den eventuelle senere udlejning af bolig til dig.


3. PERSONOPLYSNINGER OG BEHANDLINGSGRUNDLAG

3.1
Som led i opnoteringen på ventelisten behandler vi følgende oplysninger om dig: Navn, adresse, fødselsdato, e-mailadresse, tildelt ansøgernummer, telefonnummer, oplysninger om ægtefælle/samlever i relevant omfang, antallet af børn i relevant omfang samt oplysninger om ønsker til den bolig, du søger, herunder om du har særlige behov eller ønsker.

3.2
Retsgrundlaget for behandlingen af ovennævnte personoplysninger er databeskyttelseslovens § 6, stk. 1, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f, ifølge hvilken vi kan behandle dine personoplysninger, hvis det er nødvendigt af hensyn til en legitim interesse, og dine interesser ikke går forud herfor. Vores legitime interesser er, at vi skal kunne identificere dig og dine boligpræferencer, således at vi kan tilbyde dig en passende bolig samt kontakte dig om nyheder relateret til din boligsøgning.

3.3
Vi behandler endvidere oplysninger om betaling af ventelistegebyr, herunder om bankkonto og betalingskort. Retsgrundlaget er databeskyttelseslovens § 6, stk. 1, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra b, idet oplysningerne er nødvendige for at kunne opfylde den aftale om betaling af ventelistegebyr, vi har indgået med dig.

3.4
Derudover kan vi behandle oplysninger om dine eventuelle særlige behov med henblik på at afklare, om du lever op til de kriterier, som i visse sammenhænge kan give dig fortrinsret på vores venteliste. Vi behandler disse oplysninger, hvis det er nødvendigt for, at vi kan overholde en forpligtelse, som fastsat i anden lovgivning mv. eller forfølge en legitim interesse, der udspringer af anden lovgivning mv., jf. databeskyttelseslovens § 7, stk. 2. Sådan lovgivning er bl.a. bestemmelserne i Udlejningsbekendtgørelsen nr. 1223 § 10, jf. § 5.


4. MODTAGERE OG VIDEREGIVELSE MV.

4.1
Modtagere

4.1.1
Visse oplysninger opbevares hos vores databehandlere. Opbevaring af oplysningerne hos eksterne samarbejdspartnere (vores databehandlere) er undergivet reglerne i databeskyttelsesforordningen og databeskyttelsesloven, og der er indgået databehandleraftaler med databehandlerne, der skal sikre, at dine oplysninger bl.a. ikke kommer uvedkommende i hænde.

4.1.2
Derudover giver lovgivningen mulighed for, at der kan ske videregivelse af personoplysninger mellem boligorganisationer, i tilfælde af at Lejerbo har opsagt eller ophævet et lejemål beliggende i en bestemt afdeling, når videregivelsen er nødvendig for at styrke den tryghedsskabende indsats i et boligområde. 

4.1.3
Dine personoplysninger kan også gives til vores advokater eller andre til brug for løsningen af en konkret opgave. Det kan fx være, hvis Lejerbo har brug for juridisk bistand i en sag, hvor du er involveret, og hvor de relevante personoplysninger derfor skal bruges af vores advokat.

4.1.4
I visse tilfælde er Lejerbo derudover forpligtet til at videregive personoplysninger til kommunen, for eksempel kan vi bede kommunen om at verificere modtagne personoplysninger i forbindelse med fleksibel udlejning, hvor du som boligsøgende eksempelvis skal kunne dokumentere at opfylde et job-kriterium. 
 
4.2
Offentliggørelse

4.2.1
Vi offentliggør som det klare udgangspunkt aldrig oplysninger om vores boligsøgende. 

4.3
Overførsel til tredjelande

4.3.1
Dine data som boligsøgende vil ikke blive overført til tredjelande. 

5. SLETNING 

5.1
Hvis du ikke har betalt gebyr for en ny periode, og hvis du ikke reagerer på påmindelse herom, vil du blive slettet fra ventelisten med udgangen af den periode, som du har betalt gebyr for. Dine personoplysninger gemmer vi i henhold til vores retningslinjer, der beskriver hvordan og hvornår vi sletter/anonymisere personoplysninger.

5.2
Hvis du henvender dig med en anmodning om at få rettet eller slettet dine personoplysninger, undersøger vi, om betingelserne er opfyldt. Er de det, vil ændringer eller sletningen/anonymiseringen foretages så hurtigt som muligt. Du vil altid modtage en skriftlig bekræftelse fra os. 

6. INFORMATION OM DINE RETTIGHEDER

6.1
Du har efter databeskyttelseslovgivningen nogle rettigheder i forbindelse med vores behandling af dine personoplysninger. 

6.2
Du har i den forbindelse ret til at:

- anmode om at få indsigt i, hvilke oplysninger om dig, vi har indsamlet og brugt i vores behandling af din ansøgning (se databeskyttelsesforordningens artikel 15),

- anmode om, at vi berigtiger de personoplysninger, vi behandler om dig (se databeskyttelsesforordningens artikel 16),

- anmode om, at vi sletter de personoplysninger, vi behandler om dig (se databeskyttelsesforordningens artikel 17),

- anmode om, at vi begrænser vores behandling af dine personoplysninger (se databeskyttelsesforordningens artikel 18), 

- anmode om dataportabilitet i det omfang, dette måtte blive aktuelt (se databeskyttelsesforordningens artikel 20), samt

- gøre indsigelse mod vores behandling af dine personoplysninger (se databeskyttelsesforordningens artikel 21).

6.3
Dine personoplysninger vil blive behandlet med den fornødne sikkerhed og fortrolighed i overensstemmelse med databeskyttelsesforordningens artikel 32, og oplysningerne vil alene være tilgængelige for et begrænset antal medarbejdere, for hvem adgangen til personoplysningerne er nødvendig og relevant. 

6.4
Du kan læse mere om databeskyttelseslovgivningen og dine rettigheder på Datatilsynets hjemmeside www.datatilsynet.dk.

6.5
Du har som nævnt ret til at gøre indsigelse over vores behandling af dine personoplysninger, og du kan – hvis du fx ikke er enig i vores afgørelse i forhold til din indsigelse – klage over vores behandling af dine personoplysninger til Datatilsynet (se kontaktoplysninger nedenfor). 

7. KONTAKTOPLYSNINGER

7.1
Adm. organisationens kontaktoplysninger er:

Lejerbo
Gl. Køge Landevej 26
2500 Valby
Tlf. 70 12 13 10
E-mail: lejerbo@lejerbo.dk

7.2
Adm. organisationen har udpeget en databeskyttelsesrådgiver. Databeskyttelsesrådgiveren kan kontaktes på følgende måde:
Mail: lejerbo@lejerbo.dk (mærk emnefeltet ”Spørgsmål om persondata”) telefon 70 12 13 10 (spørg efter databeskyttelsesrådgiveren)

7.3
Datatilsynets kontaktoplysninger er:

Datatilsynet
Carl Jacobsens Vej 35
2500 Valby
Tlf. 33 19 32 00
E-mail: dt@datatilsynet.dk